Znaczenie terminowej organizacji dostaw w łańcuchu logistycznym
Planowanie przewozu zaczyna się znacznie uprzednio niż w chwili wyjazdu samochodu z miejsca załadunku. W pierwszej kolejności należy ustalić, co ze starannością ma zostać przewiezione, gdzie znajduje się towar, dokąd ma trafić i w jakim terminie powinien zostać dostarczony. Z pozoru są to podstawowe informacje, natomiast w praktyce właśnie ich brak lub nieścisłość często powodują kłopoty organizacyjne.
Znaczenie mają też wymiary przesyłki, jej masa, liczba egzemplarzy a także sposób przygotowania do przewozu. Nie każdy ładunek można potraktować w ten sam sposób. Towar zajmujący na prawdę dużo miejsca może wymagać innego pojazdu niż przesyłka o niewielkiej objętości, niemniej jednak sporej masie. Bardzo podobnie wygląda kwestia dostępu do miejsca załadunku. Wąska droga dojazdowa, ograniczona przestrzeń manewrowa lub określone godziny przyjmowania towarów mogą wpłynąć na wybór środka transportu i przebieg całego zamówienia. Dlatego transport i spedycja w praktyce wymagają uwzględnienia wielu szczegółów, które na początku mogą wydawać się drugorzędne.
Przy organizowaniu przewozu istotne jest także prawidłowe zaplanowanie trasy. Najkrótsza droga nie za każdym razem oznacza najkorzystniejszy wariant, ponieważ po drodze mogą występować ograniczenia tonażowe, remonty, utrudnienia w ruchu lub odcinki, na których przejazd określonych samochodów jest ograniczony. W przypadku transportu międzynarodowego dochodzą przepisy obowiązujące w różnych krajach oraz dodatkowe oczekiwania dotyczące dokumentacji. W praktyce trzeba także brać pod uwagę czas niezbędny na odprawy, postoje i czynności powiązane z obsługą ładunku. Harmonogram przygotowany bez odpowiedniego zapasu może bardzo szybko przestać odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Z drugiej strony nadmierny margines czasowy może utrudnić późniejsze planowanie kolejnych przewozów. Właśnie dlatego osoby zajmujące się organizacją transportu muszą na prawdę często przekształcać wcześniejsze ustalenia, gdy zmieniają się warunki na trasie albo w miejscu dostawy.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują także czynności powiązane z przekazywaniem informacji pomiędzy poszczególnymi uczestnikami przewozu. Nadawca musi przekazać dane dotyczące przesyłki, przewoźnik potrzebuje informacji pozwalających właściwie przygotować pojazd, a odbiorca powinien wiedzieć, kiedy może spodziewać się dostawy. Wystarczy niewielka rozbieżność, ażeby pojawiła się konieczność dodatkowych ustaleń. Zwłaszcza widoczne jest to przy przewozach, w których występuje kilka punktów załadunku albo rozładunku. Kolejność poszczególnych etapów ma wówczas znaczenie dla czasu przejazdu oraz sposobów użycia przestrzeni ładunkowej. W praktyce powinno się również sprawdzać zgodność dokumentów z rzeczywistym stanem przesyłki. O ile liczba opakowań, masa lub oznaczenia różnią się od wcześniejszych danych, może być konieczne ponowne uwarunkowanie sposobu realizacji przewozu. Takie sytuacje pokazują, że organizacja transportu nie kończy się na znalezieniu pojazdu i wyznaczeniu trasy.
Na przebieg przewozów wpływają też czynniki, których nie można całkowicie kontrolować. Warunki pogodowe, awaria pojazdu, nagłe utrudnienia drogowe czy opóźnienie podczas wcześniejszego rozładunku mogą zmodyfikować zamiar nawet wówczas, gdy początkowe przygotowania zostały zrealizowane prawidłowo. W tak zaistniałych okolicznościach znaczenie ma szybkie przekazanie informacji i ustalenie, które elementy harmonogramu można zmodyfikować. Nierzadko wystarczy przesunąć godzinę przyjazdu, innym razem potrzebna jest zmiana pojazdu albo przeorganizowanie kolejnych etapów trasy. Przy regularnych przewozach warto analizować powtarzające się przyczyny opóźnień, ponieważ mogą one wynikać nie z samej trasy, lecz np z niewłaściwego przygotowania miejsca załadunku. Takie obserwacje pozwalają nie gorzej rozumieć współzależności pomiędzy poszczególnymi etapami łańcucha dostaw i uwzględniać je przy kolejnych planach przewozowych.
Warto zobaczyć: transport z Chin.
