Spotkania edukacyjne w formule zdalnej – charakterystyka organizacji
Współczesny model pracy spowodował, że rozwijanie kompetencji zawodowych nie musi być związane z obecnością uczestników w jednej sali. Zajęcia mogą odbywać się w czasie pracy, z domu lub z innego miejsca, o ile warunki techniczne pozwalają na udział w spotkaniu. Szkolenia biznesowe online przyjmują różne formy, dlatego sam fakt prowadzenia ich przez internet mało mówi o rzeczywistym przebiegu zajęć.
Inaczej będzie wyglądało spotkanie poświęcone przekazaniu określonej wiedzy, a przeciwnie zajęcia, w trakcie których uczestnicy mają rozważyć problem występujący w ich codziennej pracy. W tym drugim przypadku należy uwzględnić czas niezbędny na dyskusję, samodzielne opracowanie odpowiedzi oraz przedstawienie wyników. Przy większej grupie pojawia się co więcej problem nierównego udziału. Część osób zabiera głos często, inne pozostają bierne, dlatego prowadzenie zajęć wymaga świadomego zarządzania komunikacją.
Przy tematach wymagających ćwiczeń szczególne znaczenie ma sposób przedstawienia sytuacji, nad którą pracują uczestnicy. Warsztaty on-line mogą opierać się przykładowoach zaczerpniętych z codziennych problemów zawodowych, symulacjach rozmów, analizie dokumentów albo wspólnym przygotowaniu określonego rozwiązania. Nie prawie każde zadanie powinno jednakże być realizowane wspólnie. O ile grupa ma liczyć kilkanaście osób, wieloetapowe ćwiczenie prowadzone jednocześnie może szybko stać się trudne do kontrolowania. W takiej okoliczności część pracy można wytworzyć osobiście, a w przyszłości omówić wyniki podczas wspólnej rozmowy. Przy mniejszej grupie możliwe jest jednakże prowadzenie bardziej szczegółowej dyskusji. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest również jasne określenie czasu przeznaczonego na każde zadanie. Bez takiego ograniczenia rozmowa może łatwo odejść od głównego tematu, a kolejne elementy kodu zostaną potraktowane zbyt pobieżnie.
Nie bez znaczenia pozostaje sposób komunikowania się podczas spotkania. W bezpośrednim kontakcie prowadzący może szybciej zauważyć znudzenie, niezrozumienie polecenia czy wahanie przed zabraniem głosu. Przez internet część tych sygnałów jest mniej widoczna. Kamera nie za każdym razem jest włączona, a uczestnicy mogą jednocześnie wykonywać inne obowiązki. Z tego powodu pytania kontrolne, krótkie zadania i prośby o zilustrowanie swojego przykładu mogą pełnić inną funkcję niż podczas zajęć stacjonarnych. Pomagają sprawdzić, czy grupa de fakto śledzi omawiane zagadnienie. Nie powinno się w dodatku zakładać, że brak pytań znaczy kompletne przededukowanie materiału. Czasami uczestnik nie woli przerywać prowadzącemu, innym razem nie wie jeszcze, czego ze starannością nie rozumie. W przypadku bardziej złożonych tematów potrzebny może być dodatkowy czas na zebranie pytań po zakończeniu konkretnego fragmentu zajęć.
Organizacja zajęć zdalnych obejmuje również kwestie, które łatwo pominąć podczas budowy skryptu. Powinno się ustalić sposób przekazywania materiałów, zasady korzystania z mikrofonu, metodę wykonywania ćwiczeń a także sposób reagowania na kłopoty z połączeniem. Przy niezbyt długim spotkaniu drobne opóźnienie może nie posiadać większego znaczenia, ale podczas zajęć wymagających współpracy kilku osób każda przerwa może zaburzyć ustalony rytm. Analogicznie działa nadmiar narzędzi. Jeśli uczestnik musi jednocześnie obserwować prezentację, przełączać się między aplikacjami i wpisywać odpowiedzi w kilku miejscach, część uwagi zostaje ukierunkowana na obsługę techniczną zamiast na temat zajęć. Dlatego sposób prowadzenia spotkania powinien odpowiadać jego celowi, liczbie uczestników oraz charakterowi wykonywanych zadań. W przypadku niektórych tematów lepszy będzie prosty model oparty na rozmowie i jednym dokumencie, podczas gdy inne wymagają bardziej rozbudowanej organizacji pracy.
Zobacz również: szkolenia z negocjacji zakupowych.
