Współpraca z agencją HR – podział obowiązków w procesach kadrowych
Planowanie zatrudnienia wymaga uwzględnienia nie tylko liczby wolnych stanowisk, lecz też zakresu zadań, wymaganych umiejętności i warunków, jakie można zaoferować kandydatom. W praktyce trudności pojawiają się na prawdę często wtedy, gdy opis stanowiska nie odpowiada codziennej pracy albo oczekiwania wobec pracownika są zbyt szerokie. Wynajdowanie adekwatnej osoby może wówczas trwać dłużej, a kolejne rozmowy nie prowadzą do wyboru kandydata.
Agencja HR może uczestniczyć w porządkowaniu tego procesu, w głównej mierze przez analizę potrzeb kadrowych, uwarunkowanie kryteriów naboru i określenie sposobu oceny zgłoszeń. Ważne jest a przy tym rozróżnienie wymagań koniecznych od dodatkowych. Jeśli pracodawca oczekuje kilkuletniego doświadczenia, znajomości wielu narzędzi i całkowitej dyspozycyjności, powinien określić, które z tych warunków de facto wynikają z charakteru stanowiska. Takie ustalenia wpływają na liczbę dostępnych kandydatów i przebieg dalszych etapów rekrutacji.
Sposób prowadzenia naboru uzależniony jest od rodzaju stanowiska oraz sytuacji na rynku pracy. W przypadku pracy wymagającej konkretnych uprawnień ważne jest sprawdzenie dokumentów i zakresu dotychczasowych obowiązków. Przy stanowiskach opartych na kontakcie z klientem większe znaczenie mogą mieć sposób komunikacji, umiejętność rozwiązywania problemów i doświadczenie w podobnych sytuacjach. Agencja rekrutacyjna może zajmować się publikacją ofert, analizą aplikacji, prowadzeniem wstępnych rozmów oraz przekazywaniem pracodawcy informacji o osobach spełniających zawarte kryteria. Nie znaczy to jednak, że każdą kompetencję da się ocenić na bazie dokumentów albo krótkiej rozmowy. Niektóre umiejętności wymagają zadania praktycznego, a inne można zweryfikować dopiero w trakcie wykonywania zadań. Istotne jest też przekazywanie kandydatom informacji o kolejnych etapach naboru. Brak odpowiedzi, zmiana zaleceń podczas procesu lub niejasny opis wynagrodzenia mogą utrudniać podjęcie decyzji obu stronom.
Osobnym zagadnieniem jest dopasowanie formy współpracy do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre stanowiska mają charakter stały, inne pojawiają się w związku z sezonowym wzrostem liczby zamówień, zastępstwem albo realizacją określonego projektu. W takich przypadkach agencja zatrudnienia może uczestniczyć w pośrednictwie pracy albo organizacji zatrudnienia tymczasowego, zależnie od zakresu prowadzonej działalności i przyjętego modelu współpracy. Przed rozpoczęciem rekrutacji powinno się ustalić przewidywany czas pracy, liczbę potrzebnych osób, miejsce wykonywania obowiązków oraz warunki umowy. Warto także uwzględnić czas potrzebny na wdrożenie nowych pracowników. Samo obsadzenie stanowiska nie rozwiązuje wszystkich problemów kadrowych, jeśli osoba zatrudniona nie otrzyma informacji o procedurach, narzędziach i podziale odpowiedzialności. Przy większej liczbie nowych pracowników znaczenie ma także organizacja szkoleń i dostępność ludzi, którzy mogą udzielać wsparcia w pierwszych dniach pracy. Niedopasowanie harmonogramu wdrożenia do rzeczywistych sposobów zespołu może wpływać na terminowość wykonywania zadań.
Współpraca przy rekrutacji wiąże się także z przetwarzaniem danych kandydatów i postanowieniem odpowiedzialności za poszczególne działania. Dokumenty aplikacyjne zawierają informacje, które powinny być wykorzystywane w zgodzie z aktualnymi przepisami i w zakresie niezbędnym do prowadzenia naboru. Znaczenie ma określenie zasad dostępu do dokumentacji, sposobu przekazywania danych a także okresu ich przechowywania. Równie ważna jest zgodność informacji zawartych w ogłoszeniu z faktycznymi warunkami pracy. Jeżeli już podczas rozmów okazuje się, że obowiązki, uposażenie albo godziny pracy różnią się od wcześniejszych ustaleń, kandydat może wycofać własną aplikację, a proces trzeba zacząć ponownie. Z tego względu osoby odpowiedzialne za rekrutację powinny na bieżąco przekazywać sobie informacje o zmianach i aktualizować kryteria naboru wyłącznie wówczas, gdy istnieje ku temu spostrzeżenie. Przemyślany podział obowiązków umożliwia zachować spójność procesu, natomiast niejasne ustalenia mogą prowadzić do opóźnień, powielania pracy i rozbieżności w ocenie kandydatów.
Więcej informacji na stronie: agencja rekrutacji.
